Ma már, szinte bármilyen céges ügyet szeretnénk intézni, szinte biztos, hogy cégkivonatot is kell mellékelni vagy bemutatni. Feleslegesnek tűnhet, hogy a legkisebbnek tűnő ügyintézések esetén is előírják a 30 napnál nem régebbi cégkivonatot, de ha megnézzük, hogy mire is szolgál a dokumentum, akkor látni fogjuk azt is, hogy miért van rá rendszeresen szükség.
A cégkivonat minden olyan aktuális információt tartalmaz, ami a kiállítás pillanatában egy vállalkozásról a cégjegyzékben szerepel. Ezért is írják elő, hogy 30 napnál nem régebbi cégkivonatra van szükség, hogy a benyújtott dokumentum mindig friss legyen, és a jelenlegi állapotot tükrözze. Ha a cégkivonat tartalmát vizsgáljuk meg, akkor egyértelművé válik a nem aktuális cégkivonatok kockázata.
Egy cégkivonatban megtalálhatók az adott vállalkozás általános információi. Ilyenek pl. a cég neve, adószáma, székhelye, telephelyei stb. Ezek olyan információk, melyek nem sűrűn változnak meg, de azért fontosak. Nem csak ilyen általános információk vannak azonban egy cégkivonatban, hanem pl. az is, hogy kik azok a személyek, akiknek joga van egy cég nevében aláírni, valamint az is, hogy egyedül vagy mással együtt van joguk ezt megtenni. Ez egy szerződéskötésnél nagyon fontos, tisztában kell lenni azzal, hogy a másik félnek van-e egyáltalán joga aláírni a szerződést. Az is megtalálható egy cégkivonatban, ha egy vállalkozás felszámolás alatt áll, adótartozással rendelkezik, vagy pl. törölték az adószámát. Ezek kizáró okok lehetnek egy céges ügyintézés során, így bizonyítani kell tudni, hogy nem állnak fenn.